Gerade der Einzelhandel ist eine sich schnell ändernde und herausfordernde Branche. Sei es durch die veränderten Öffnungszeiten während der Corona-Pandemie, den starken Bedarfsschwankungen rund um die Feiertage oder den wechselnden Beratungsanforderungen der Kund:innen – der Handel sieht sich bereits seit mehreren Jahren einer Vielzahl an Herausforderungen gegenübergestellt.
Daher ist es um so wichtiger, durch effiziente und zuverlässige Dienst- und Schichtpläne auch in schwierigen Situationen einen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können. Besonders der Einsatz einer automatisierten Personaleinsatzplanung auf Basis intelligenter Algorithmen und individueller Strategien ermöglicht wesentliche Verbesserungen.
Die Probleme im Einzelhandel
Betrachtet man die operative Seite, so ist die Dienstplanung im Einzelhandel durch unterschiedliche Filial- und Mitarbeiterstrukturen und die damit einhergehende Pflege von Abwesenheiten und Urlaubsanträge oft mit großem Aufwand verbunden. Die Kommunikation von Wunsch-Schichten, die Beantragung von Urlaubstagen oder die Meldung von Krankheit – viele dieser HR-Prozesse gehen mit einem gesteigerten Planungsaufwand einher und sind nur selten automatisiert.
Zudem werden Schichtpläne häufig noch mithilfe von Tabellenkalkulation oder auf Papier erstellt, was neben zusätzlichem manuellen Aufwand bei der Erstellung auch zu Problemen mit der DSGVO führen kann, sofern diese in Pausenräumen ausgehängt werden.
Flexible Einteilung und Ermöglichung von Schichtwünschen
Besonders durch Wochenenddienste müssen Angestellte ihre privaten Termine oft verschieben und kritisieren die fehlende Flexibilität in der Dienstplanung. Daher ist es umso wichtiger, Wünsche in der Dienstplanung zu ermöglichen. Neben einer Erhöhung der Mitarbeitermotivation lässt sich so vor allem die Zuverlässigkeit der Planung steigern. Unvorhergesehene Ausfälle oder freie Schichten können automatisch zugeteilt oder nach dem „First-come-first-serve-Prinzip“ ausgeschrieben werden. Mitarbeiter:innen können Sich entsprechend Ihrer Qualifikationen und der jeweiligen Dienstanforderungen selbstständig für Schichten einteilen um Berufs- und Privatleben bestmöglich balancieren zu können. Natürlich besteht für Personaleinsatzplaner:innen weiterhin die Möglichkeit, Dienste automatisiert oder manuell zuzuteilen.
Eine Option, die Dienstplanung zu automatisieren, ist der Einsatz einer digitalen Personaleinsatzplanungssoftware. Programme wie Sheepblue ermöglichen eine intelligente, unkomplizierte und persönlich anpassbare Schichteinteilung für Betriebe. Durch die Automatisierung der Schichteinteilung, basierend auf individuellen Strategien, werden Dienste direkt per Smartphone verschickt. Auch Tausch-, Freizeit- oder Arbeitsanfragen können so unkompliziert in die eigene Schichtplanung integriert werden.
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