Datenschutz in der Dienstplanung – worauf Sie unbedingt achten müssen

Mitarbeiterdaten_Datenschutz

Dienstpläne und die zugrundeliegenden Daten beinhalten eine Menge an persönlichen Informationen zu Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Daher ist es kaum eine Überraschung, dass auch diese unter den Geltungsbereich der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung fallen.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, gilt seit dem 25. Mai 2018 als Grundlage des allgemeinen Datenschutzrechts in Österreich, wo sie durch das österreichische Datenschutzgesetz ergänzt wird.  Die Verordnung regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet und geschützt werden müssen. So ist die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, wozu auch andere betriebsinterne MitarbeiterInnen zählen, nur mit Zustimmung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin erlaubt.

Dienstplan aushängen – darf ich das?

In vielen Betrieben ist es gang und gebe, den aktuellen Dienstplan in ausgedruckter Form für alle MitarbeiterInnen zugänglich zu machen. Diese können neben den individuellen Dienstzeiten auch krankheitsbedingte Fehlzeiten, Fortbildungen und Urlaubstage sowie persönliche Daten wie den jeweiligen Geburtstag oder bestimmte Qualifikationen beinhalten – und genau hier liegt das Problem.

Grundsätzlich dürfen nur das Unternehmen so wie der jeweilige Mitarbeiter oder die jeweilige Mitarbeiterin Zugang zu solch persönlichen Daten haben. Wenn Sie als Arbeitgeber Dienstpläne öffentlich aushängen wollen, müssen Sie sich daher im Rahmen des Dienstvertrags oder einer gesonderten Datenverarbeitungsvereinbarung die explizite Genehmigung des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin einholen. Laut der DSGVO dürfen solch personenbezogenen Daten wie Überstunden, Urlaube oder die persönliche Adresse auch innerhalb des Unternehmens nicht ohne Einverständnis des jeweiligen Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin veröffentlicht werden. Jedoch muss beachtet werden, dass diese Erlaubnis es den anderen MitarbeiterInnen nicht gestattet, den Dienstplan zu kopieren oder abzufotografieren. 

Da Dienstpläne somit nur nach ausdrücklicher Erlaubnis in Räumen, die keinen betriebsfremden Personen zugänglich sind, ausgehängt werden dürfen, erfreuen sich digitale Dienstpläne zunehmender Beliebtheit. MitarbeiterInnen haben hierbei ausschließlich Zugriff auf die eigenen Dienste und Fehlzeiten und können ohne Probleme automatisch Tauschanfragen oder Freizeitwünsche abgeben. Sheepblue ist eine Software zur intelligenten Dienstplanung. Unter Beachtung jeglicher Datenschutzvorschriften sendet Sheepblue den individuellen Dienstplan direkt auf das Smartphone der MitarbeiterInnen. Durch unsere Wunschbox können Mitarbeiterwünsche automatisch abgeglichen werden – wodurch eine effizientere und flexiblere Dienstplanung sichergestellt wird.

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