Dienstplanung in Excel – 5 Gründe für den Umstieg zu automatisierten Planungsalternativen!

Dienstplanung in Excel - Alternativen

Lange Formeln, fehlende Schnittstellen oder Sonderwünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – all diese Faktoren erschweren Personaleinsatzplanern die Arbeit mit Excel. Während bei gleichbleibender Besetzung und geringer Belegschaft eine Dienstplanung im Excel noch recht übersichtlich wirkt, ergeben sich bei wachsender Komplexität bereits nach kurzer Zeit die ersten Probleme. Wir zeigen Ihnen welche 5 Vorteile Ihnen automatisierte Planungsalternativen bringen:

1. Mitarbeitende im Fokus

Die Meldung und Umplanung von Dienst- und Freizeitwünschen im klassischen Excel-Modell ist oft mit einem enormen Kommunikations- und Planungsaufwand verbunden. Moderne Planungslösungen ermöglichen hingegen eine direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und der Software, wodurch mit nur einem Klick alle Möglichkeiten geprüft und Tauschanfragen versandt werden können.

2. Qualifikationen und Strategien werden stets berücksichtigt

Durch die Einteilung passender Arbeitskräfte am richtigen Ort kann neben der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit auch eine Steigerung der Effizienz erzielt werden. Gleichzeitig garantiert das Software System die Einhaltung gesetzlicher Regelungen und individuell hinterlegter Planungsstrategien. PersonaleinsatzplanerInnen haben zudem die Möglichkeit Dienstpläne manuell anzupassen. Im Vergleich zur Excel-Variante ermöglicht die dynamische Planung mithilfe einer spezialisierten Software eine optimale Personaleinsatzplanung in Sekundenschnelle.

3. Transparent und Fair

Gleichberechtigung und Fairness sind zentrale Elemente einer guten Dienstplanung. Daher ist es um so wichtiger, auf eine faire und transparente Verteilung unbeliebter Schichten zu achten. Auch eine gerechte Verteilung von Wochenenden und Fenstertagen können in Excel oft nur schwer nachvollzogen werden. Intelligente Planungssysteme berücksichtigen diese Faktoren automatisch und können um Rotationsmechanismen oder bestimmte Vorgaben ergänzt werden.

4. Alles wichtige auf einen Blick

Nur wer genügend Informationen besitzt, kann optimale Entscheidungen treffen. Während in der traditionellen Planungsversion wichtige Informationen meist in einer Vielzahl von Tabellen und Ordnern verstreut sind, bieten innovative Programme eine Vielzahl von Schnittstellen zur optimalen Integration bestehender Systeme. So können Arbeitsverträge, Zeitregelungen und individuelle Qualifikationen zentral hinterlegt werden. Auch Urlaube, Überstunden und Fehlzeiten sind für die PersonaleinsatzplanerInnen und Drittsysteme jederzeit ersichtlich.

5. Zeit ist Geld

PersonaleinsatzplanerInnen und Führungskräfte verbringen viel Zeit mit der Erstellung und Änderung von Dienstplänen. Durch die automatisierte Erstellung mithilfe digitaler Planungstools kann der individuelle Planungsaufwand um bis zu 75% verringert werden, wodurch wichtige Personalkapazitäten für andere Tätigkeiten freigelegt werden. Besonders die Reduktion von Fehlerquellen bietet einen enormen Vorteil gegenüber der Planung in Excel. Darüber hinaus kann durch die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit eine Erhöhung der Effizienz beobachtet und Leerlaufzeiten durch die optimierte Planung deutlich reduziert werden.

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