Die Erstellung eines guten Dienstplans ist besonders bei manueller Erstellung mit hohen Kosten verbunden. Vor allem versteckte Kosten, welche die Dienstplanerstellung zu einem enormen Kostenfaktor machen, werden oft außer Acht gelassen.
Um dies zu verhindern ist es wichtig, nicht nur die Kosten für die Dienstplanung an sich in Anbetracht zu ziehen, sondern auch auf mögliche Folgen zu achten. Bei Dienstausfällen, beispielsweise durch Krankheit, welche besonders in den winterlichen Monaten vermehrt auftreten, muss nicht nur der Dienst bzw. die Schicht neu besetzt werden, sondern auch zusätzliche Planungskapazität beim verantwortlichen Personaleinsatzplaner geschaffen werden. Die detaillierte Suche nach verfügbaren und geeigneten Mitarbeitern kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, speziell wenn der Prozess wenig standardisiert ist.
Zudem ist es oft schwierig einen Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen zu finden, da diese meist bereits anderweitig verplant wurden. Schnell entstehen zusätzliche Kosten durch
Überstunden oder Zuschläge. Selbst bei diesen Ausnahmefällen ist es wichtig die Ruhezeiten und Maximalarbeitszeiten nicht außer Acht zu lassen. Denn auch wenn die Planung herausfordernd und schwierig ist gelten natürlich die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Gesetze.
Versteckte Kosten lassen sich besonders effizient durch den Einsatz einer automatisierten Dienstplanungssoftware vermeiden. Auf Knopfdruck wird innerhalb weniger Minuten die optimale Schichtbesetzung erzielt und der fertige Dienstplan erstellt. So können nicht nur Zeit und Kosten gespart werden, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erhöht werden.
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