Egal ob ein geplantes Abendessen mit der Familie, der Geburtstag des besten Freundes oder Elternabend in der Schule – diese Events sind mit einer anstehenden Spätschicht nur schwer möglich. Das Tauschen der Schicht scheint hier die optimale Lösung zu sein, aber ist das einfach so erlaubt?
Personaleinsatzplaner:innen fällt es oft schwer, einen Überblick über alle privaten Termine ihrer Mitarbeitenden zu erhalten. Daher ist es nur wenig überraschend, dass besonders in der Schichtplanung Probleme mit der Vereinbarkeit privater und beruflicher Verpflichtungen entstehen können. Mitarbeitende versuchen in solchen Situationen oft eigenständig Ersatz zu finden, um die Teamleitung zu entlasten oder den Organisationsaufwand für das Team nicht zusätzlich zu erhöhen. Aber Achtung: So einfach ist das nicht.
Ein sogenannter selbstinitiierter Schichtwechsel muss stets vom Arbeitgeber genehmigt werden. Arbeitnehmer:innen haben weder in Österreich noch in Deutschland das Recht auf eine Änderung des Schichtplans und auch keinen Anspruch auf Ihre gewohnten Schichten. Auch Personaleinsatzplaner:innen sind nach Versenden der Schichtplanung nicht dazu berechtigt Dienste einseitig abzuändern und ohne wichtigen Grund oder Berücksichtigung der Einwände der Arbeitnehmer:innen einfach neue Schichten zuzuteilen. Unternehmen müssen im Fall eines Schichttausches stets die Einhaltung gesetzlich geltender Arbeitszeiten und Ruhezeiten sowie eventuell benötigte Qualifikationen beachten um die gesetzlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben jedenfalls einhalten zu können.
Aber wie kann ein Schichttausch rechtlich gesichert erfolgen?
Bei manueller Änderung ist es besonders wichtig das Gespräch mit allen Beteiligten zu suchen. Die Einbindung der Personaleinsatzplaner:innen ist hierbei essenziell, um die Berücksichtigung von internen und gesetzlichen Vorgaben sicherstellen zu können.
Eine Alternative zur Vereinfachung des Schichttausches ganz ohne Mehraufwand stellt der Einsatz digitaler Dienstplanungstools dar. Firmen können über die Software selbst entscheiden, ob ein Wechsel des Dienstes bzw. der Schicht allgemein im Unternehmen möglich ist. Unter Berücksichtigung der hinterlegten Qualifikationen, Strategien und gesetzlicher Rahmenbedingungen können Mitarbeitende sich über die Software Dienste wünschen oder Tauschanfragen stellen. So kann sichergestellt werden, dass die Flexibilität in der Schichtplanung im Einklang mit allen geltenden Bestimmungen erhöht werden kann. Personaleinsatzplaner:innen können bei Bedarf natürlich jederzeit manuelle Änderungen vornehmen oder Dienste nach dem sogenannten „First-come-first-serve Prinzip“ ausschreiben.
Dienstwünsche und Tauschanfragen können durch intelligente Software also ganz unkompliziert durchgeführt werden – und das bei gleichzeitiger Reduktion des Kommunikationsaufwands. So einfach kann heutzutage eine effiziente, transparente und mitarbeiterzentrierte Schichtplanung sein.
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