Wirft man einen Blick auf den Wikipedia Eintrag, so wird Flexibilität (auch Anpassungsfähigkeit, Adaptivität, oder Adaptabilität) als Fähigkeit eines Lebewesens oder einer Gesellschaft zur Veränderung oder Selbstorganisation bezeichnet, dank der auf gewandelte äußere Umstände im Sinne einer veränderten Wechselwirkung zwischen Akteuren untereinander oder ihrer Umgebung gegenüber reagiert werden kann. Klingt auf den ersten Blick ja recht sperrig, sagt aber exakt aus was es ist – nämlich wie gut kann man auf Veränderungen reagieren.
Die einzige Konstante ist die Veränderung
Wie gut und vorausschauend man auch seinen Dienstplan erstellt, eines kann man sich sicher sein: Nichts ist in Stein gemeißelt. Und so passieren die ersten Änderungen häufig schon kurz nachdem der Dienstplan ausgehängt wurde. Manche Mitarbeiter möchten einen Dienst tauschen. Anderen fällt plötzlich ein, dass sie nächste Woche doch lieber Urlaub hätten. Und im laufenden Betrieb kommen dann noch ungeplante Fehlzeiten dazu. Krankenstände, Pflegeurlaube und sonstige Abwesenheiten machen das Leben der Planungsverantwortlichen nicht unbedingt stressfreier.
Auf Änderungen gelassen reagieren
Fällt ein Mitarbeiter aus, hat der Planungsverantwortliche zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist es den Dienst nicht nachzubesetzen. Das ist aber nicht immer möglich. Kassen müssen genauso wie Produktionslinien besetzt sein, und auch im medizinischen Bereich ist ein Ersatz häufig unabdingbar. Mit Sheepblue ist der Prozess simple. Zuerst den Best-Fit Dialog aktivieren. Es öffnet sich ein kleines Fenster, dass alle Mitarbeiter zeigt, die für diesen Dienst überhaupt in Frage kommen, weil sie dieser Organisationseinheit zugewiesen sind. Gleichzeitig zeigt dieser Dialog an, welcher Mitarbeiter am besten geeignet ist. Ein grünes Häkchen bedeuten, dass alle Regeln eingehalten werden und der Mitarbeiter problemlos eingesetzt werden kann, d.h. er beispielsweise nicht seine wöchentlichen Arbeitszeiten überschreitet und er über die entsprechenden Qualifikationen verfügt. Zusätzlich gibt es einen Wert zwischen 0 und 100, der anzeigt, wie gut der Mitarbeiter entsprechend der gewählten Optimierungsstrategien passt. Je höher der Wert, desto besser die Wahl.
Auf diese Weise schlägt das System die besten Kandidaten vor. Natürlich obliegt die Entscheidung, welcher Mitarbeiter den Dienst übernehmen soll, am Ende dem Planungsverantwortlichen. Aber anstatt sich mühsam durch Excel Listen quälen zu müssen, sieht er innerhalb von wenigen Sekunden alle Daten, die er für die richtige Entscheidung benötigt.
Sehen Sie in diesem 30s-Video wie Sheepblue Ihnen hilft innerhalb von Sekunden die richtigen Mitarbeiter für den vakanten Dienst zu finden: https://youtu.be/Hz0m8suyCBE