Media Markt Wien Mitte ist einer der größten Elektronik-Fachhändler im Zentrum Wiens, gelegen an einem der stärkst frequentierten Verkehrsknotenpunkte. Die Besonderheiten, die diesen Betrieb speziell hervorheben, sind lange Öffnungszeiten (Mittwoch bis Freitag bis 21:00) und ein sehr breites inhaltliches Angebot, welches sich von Smartphones, Computer, HIFI, Fernseher bis hin zu Haushaltsgeräten aller Art erstreckt.

Challenge

Mit über 100 Mitarbeitern und durch die räumliche Nähe zu überdurchschnittlich vielen Büros und Geschäftsflächen und den daraus resultierende Spitzenlasten ergeben sich besondere Konstellation und Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung. Der Personalbedarf schwankt stark an den unterschiedlichen Tageszeiten und Wochentagen.

Es gibt rund 10 Abteilungen, deren Mitarbeiter über unterschiedliche Qualifikationen verfügen. Es wird mit gruppierten, alternierenden Arbeitszeitmodellen gearbeitet (MA mit Turnusregelungen).

Zwei konkrete Problemstellungen wurden im Zuge der Implementierung von Sheepblue adressiert:

  • Wie kann ich die Personaleinsatzplanung erleichtern, wenn Mitarbeiter spezielle, alternierende Arbeitszeitmodelle hinterlegt haben?
  • Wie kann ich die Herausforderung des tages- und tageszeitlich stark schwankenden Personalbedarfs mit automatisierter Dienstplanung lösen?

Action

Zunächst wurde mit Hilfe eines Berechnungsmoduls und eines zugehörigen Berichts die Planung bzw. Darstellung der Dienste vollständig automatisiert. Das Berechnungsmodul erstellt jederzeit auf Knopfdruck den Dienstplan – entsprechend des definierten alternierenden Arbeitszeitmodells.

Zusätzlich wurde mit einer Abteilung ein Testbetrieb für eine dynamische Variante der Dienstplanung begonnen. Dieses Teilprojekt hat zum Ziel besser auf die Schwankungen des Personalbedarfs reagieren und gleichzeitig den Mitarbeitern einen höheren Komfort bieten zu können.

Result

Der Einsatz von Sheepblue und damit verbunden die automatisierte Erstellung der Dienstpläne brachte zwei massive Vorteile. Zum einen die Zeitersparnis – bis jetzt musste der Dienstplan manuell erstellt werden. Durch den Einsatz von Sheepblue konnte der manuelle Aufwand der Dienstplanerstellung um ca. 90% reduziert werden.

Des Weiteren ist es nun erst möglich, den Zeithorizont der Planung stetig zu erweitern. Der Dienstplan kann jetzt schon vorab für mehrere Monate im Voraus berechnet werden. Das erleichtert die Arbeit speziell in den Urlaubsmonaten und zu saisonalen Spitzenzeiten. Zusätzlich können Simulationen getätigt werden, um den Personalbedarf langfristig besser einschätzen zu können.